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山东交通学院2014年度教学基本状态数据库填报分工
时间:2014-10-14  点击量:

各相关部门、单位:

由教育部高等教育教学评估中心组织的每年一度的本科院校教学基本状态数据填报工作已经启动。同时,山东省教育厅也发出通知,要求辖区内所有本科院校必须填报,各高校填报的数据将由教育部和山东省教育厅长期共享,作为对高等院校进行监控的有效手段。为做好该项工作,考虑到今年填报工作与往年的变化,特通知如下:

一、系统升级,变化较大

1.填报系统的表格内容及形式变化较大。往年填报的数据系统分为9大板块,92张表,现在调整为7大板块,69张表。调整重点是师资和课程,往年的系统只要求录入总数,现在则要求具体录入每一位教师较为详细的信息和每一门所开课程的信息。

调整后的填报系统更加科学与合理,更加符合学校实际,也更加便于上级教育行政主管部门对高校的真实性监测。

2.填报系统增加了校验环节,设定了部分数据间的逻辑关系。如果这些被重点检测的数据存在错误的逻辑关系,那么校验将无法通过,也就无法提交所填报的数据。

3.指标内涵的解释有所变化,但较为清晰明了。在每张表上都说明了该表的统计时间节点,内涵解释紧跟表格之后,便于理解。

4.角色管理。新系统对角色管理做了调整,表格填报具有唯一性,每张表格只能由一个部门填报,不能同时分给多个部门。

5.将统计时间细分为了“时期数”和“时点数”。

二、部门分工

本次填报的69张表,共涉及我校16个部门(单位),其中,校办3张,组织部1张,校友办1张,人事处9张,教务处22张,研究生处3张,科研处8张,外事处3张,财务处2张,学生处7张,团委4张,资产处6张,高教研究室1张,图书馆2张,信管办1张,体育部1张(部分表有多家合作填报现象)。角色分工设了5个分用户:学校办公室、人事处、教务处、学生处、质量管理与绩效考核办公室。凡未分到用户名的部门,一律将内容或数据填写到特定格式的表格里,提交给质量管理与绩效考核办公室,由质管办负责录入。

三、统计时间

统计时间分为“时期数”和“时点数”。“时期数”分“自然年”和“学年”,其中,财务、科研、图书信息按“自然年”度统计汇总;教学信息按“学年”度统计汇总;特定时刻产生的指标数按“时点”值统计当时的发生数。

自然年:指自然年度,即2013年11日至1231日。

学年:指教育年度,即2013年91日至2014年831日。

时点:是指统计数据的截止时间,即2014年930日。如在校生数、教职工数、占地面积、固定资产总值等指标为统计时点数。

(具体指标的时间,参考采集信息的时间标注)

四、系统操作流程

用户登录系统后,分表录入数据,每张表格录入数据后进行保存并校验,若校验通过可提交审核,数据审核通过后可上报数据。如果校验或审核不通过,则需要发回相关部门修改相应填报数据并重新保存、校验、审核。具体填报流程下图所示。

    五、数据录入流程

    本系统所需录入的数据表中包括基础数据表,其数据将作为数据字典被其他表格调用,需优先将此表中的数据录入系统。

基础数据表包括:“1-3 学校相关行政单位”、“1-4 学校教学科研单位”、“3-1-1 专任教师基本信息”、“3-1-2外聘教师基本信息”、“表3-1-3 其他师资信息”、“表3-3相关管理人员基本信息”、“4-2-1 专业基本情况”、“表4-2-2 大类培养基本情况表”。

数据录入顺序:

步骤一:1-3 学校相关行政单位”、“1-4 学校教学科研单位”两张表可同步填报,作为第一级的数据字典;

步骤二:3-1-1 专任教师基本信息”、“3-1-2外聘教师基本信息”、“表3-1-3 其他师资信息”、“表3-3相关管理人员基本信息”四张表可同步填报,作为第二级的数据字典; 

步骤三:“4-2-1专业基本情况”填报,作为第三级的数据字典。如果学校有大类培养,则需要在“4-2-1专业基本情况”填报之后填报“4-2-2大类培养基本情况表”;

步骤四:其余采集表可在前三级数据字典填报之后,同步填报。

   六、我校填报工作时间安排

数据填报系统现已开放。我校填报的时间安排为:

10月14日,召开协调会议,进行填报动员,开展填报工作;

10月15-17日,完成步骤一,责任部门:人事处;

10月18-26日,完成步骤二,责任部门:人事处;协助部门:教务处

10月15-27日,未分配用户名的部门(单位)完成不涉及基础数据表中关联信息的其余信息汇总工作,将电子版发送给质管办廖艳丽,同时将纸质版(部门盖章及负责人签字)送到质管办。责任部门:12个相关部门(单位);

10月27-29日,完成步骤三,责任部门:教务处;

10月27日-11月2日,完成步骤四,责任部门:学校办公室、人事处、教务处、学生处、质量管理与绩效考核办公室。

11月3日,各部门负责人利用PPT向院长办公会汇报填报情况。

七、登陆系统及填报注意事项

http://udb.heec.edu.cn/,分账户用户名和密码将个别通知。

1.填报录入可分两种方式:一是可直接填报录入,二是可先导出ex表格,按要求的格式统计好信息后再导入。

导入时注意两点:一是有下拉选项的内容注意和菜单中的名称保持一致;二是如果表格较大,建议分批导入,这样如果有错便于查找。      

2.保存:不论是录入还是导入,完成后都要先点“保存”,再点“年度保存”,信息才能进入数据库。

3.只要出现需要并列填入多名教师或学生姓名时,名字中间用英文“;”隔开。

八、特别强调

1.各部门必须严格按规定时间完成所负责的填报内容,尤其是前三个步骤,一旦延迟,后续工作将无法开展。

2.对于需协调完成的填报内容,部门间加强协作,主动沟通,确保按时完成任务。

3.各部门对于所负责填报的内容,需注意科学性、完整性、逻辑性,不能出现常识性的错误。

4.本次填报涉及到四个编号:部门(单位)编号、职工工号、课程编号、开课编号。编号由学校自行制定编写规则并进行编制,但需注意编号的唯一性、科学性、可持续发展性。

由于新系统数据之间具有高度的关联性,所以填报的准确度要求极高。例如,表5-1-1课程中的教师、教师工号、单位号必须与师资3-1中的数据保持完全一致。

5.今年数据填报后,今后就只允许对数据变化情况进行合理性维护。所以,今年的填报工作,各部门(单位)需高度重视,统筹安排。

 

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